Artisans du bâtiment
Couvreurs, maçons, plombiers, électriciens, menuisiers
- Devis tapés et relancés
- Factures et situations de chantier
- Appels des clients pendant que vous êtes sur le toit
Le bureau du dimanche soir, c’est fini.
Secrétariat indépendant · Coutances (50)
Secrétaire indépendante à Coutances : je reprends votre paperasse.
Devis, factures, relances, courrier et rendez-vous, pour les artisans, les professions libérales et les petites entreprises du Coutançais. À distance depuis mon bureau, et sur place quand il le faut.
Premier rendez-vous gratuit, dans votre bureau ou par téléphone.
La bannette du lundi
Ce qui est passé sur mon bureau ce jour-là pour une entreprise de couverture suivie
Facture fournisseur
Négoce de menuiseries
Comparée au bon de livraison du 9 : deux fenêtres livrées, deux facturées. Classée dans « à payer », échéance notée au 15 novembre.
Rapprochée
1 / 5
- 2023installée à mon compte
- Seuleaucun sous-traitant ne voit vos papiers
- 48 h ouvréespour rendre un document traité
- 12communes où je viens sur place
Pour qui
Trois bureaux que je connais bien, parce que je les ai tenus.
Professions libérales
Kinés, ostéopathes, architectes, géomètres
- Agenda et rappels de rendez-vous
- Courrier et dossiers
- Factures et relances des impayés
Vous recevez, je m’occupe du reste.
Petites entreprises
Commerces, services, ateliers de 2 à 10 personnes
- Courrier, scans et classement
- Fournisseurs et bons de commande
- Remplacement pendant les congés
Une secrétaire, sans embauche.
01 · Le bureau
Ce que je reprends de votre bureau, et ce que vous gardez.
Cinq tâches, que l’on choisit ensemble. Pour chacune, ce que je fais, ce qui reste entre vos mains et le temps qu’elle prend d’habitude chez un artisan seul, à titre indicatif.
01Devis et factures2 à 4 h par mois pour un artisan seul
Je m’en charge
- Je tape vos devis à partir de vos notes ou d’un message vocal
- J’établis les factures et les situations de chantier
- Je tiens le tableau des devis envoyés, acceptés, perdus
Vous gardez
- Vous fixez les prix et vous signez
- Vous validez chaque devis avant envoi
02Relances des impayés1 à 2 h par mois
Je m’en charge
- Je relance par courriel, puis par téléphone
- Je tiens l’échéancier des factures en attente
- Je rappelle les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € due par un client professionnel
Vous gardez
- Vous décidez quand on passe au recommandé
- Vous gardez la relation avec vos meilleurs clients
03Courrier et scans1 à 3 h par mois
Je m’en charge
- J’ouvre, je trie et je scanne le courrier
- Je range chaque pièce dans votre dossier partagé
- Je signale en haut du récapitulatif ce qui demande une réponse
Vous gardez
- Vous signez ce qui doit l’être
- Vous choisissez ce qui part chez l’expert-comptable
04Téléphone et rendez-vous2 à 8 h par mois
Je m’en charge
- Je prends vos appels du matin par renvoi
- Je cale les visites et les rendez-vous dans votre agenda
- Je vous envoie un message dès qu’un appel ne peut pas attendre
Vous gardez
- Vous gardez les appels que vous voulez
- Vous fixez les créneaux que je peux proposer
05Dossiers et classement1 à 4 h par mois
Je m’en charge
- Je monte les dossiers de vos clients et de vos chantiers
- Je prépare les pièces pour votre expert-comptable
- Je remets à flot un bureau en retard
Vous gardez
- Vous me dites ce qui est prioritaire
- Vous restez propriétaire de chaque document
Ce que je ne fais pas, et vers qui je vous renvoie
- La comptabilité et le bilan : c’est le métier de votre expert-comptable, je lui prépare les pièces
- La paie et les déclarations sociales
- Le conseil juridique
- Signer quoi que ce soit à votre place
02 · Une semaine type
Une semaine avec une entreprise de couverture, jour par jour.
Trois personnes près de Gavray, un patron sur les toits du matin au soir. À gauche ce qu’il me laisse, souvent depuis la camionnette ; à droite ce que j’en fais, et à quelle heure.
Déposé par l’entreprise
Lundi À distance
Photo de trois factures fournisseur, prise dans la camionnette.
Message vocal : « Rappeler la dame d’Agon pour la gouttière. »
Ce que j’en ai fait
Factures rapprochées des bons de livraison, une erreur de quantité signalée au négoce.
Dame d’Agon rappelée. Visite jeudi 17 h, adresse sur votre téléphone.
Déposé par l’entreprise
Mardi À distance
Notes du chantier de Lengronne, écrites sur un bout de carton : « refaire devis faîtage ».
Ce que j’en ai fait
Devis du faîtage tapé et déposé dans « à valider ». Il vous reste à vérifier les quantités.
Deux relances envoyées, dont la facture de juillet.
Déposé par l’entreprise
Mercredi À distance
Devis validé d’un pouce levé.
Ce que j’en ai fait
Devis envoyé au client, copie dans le tableau de suivi.
Quatre appels pris par renvoi. Un seul urgent : fuite à Hambye, transmis tout de suite.
Déposé par l’entreprise
Jeudi Sur place, 8 h 30 – 12 h
La pile de la semaine, posée sur le bureau de l’atelier.
Ce que j’en ai fait
Courrier ouvert avec vous, trois signatures en dix minutes.
Classeurs de chantier à jour, factures de sous-traitance rangées.
Déposé par l’entreprise
Vendredi À distance
Rien : vous êtes sur le chantier de Gavray toute la journée.
Ce que j’en ai fait
Récapitulatif de la semaine envoyé : ce qui est fait, ce qui attend votre décision, les échéances de la semaine prochaine.
03 · Sur place ou à distance
Les matinées au téléphone, trois demi-journées chez vous.
Le travail se fait surtout depuis Coutances. Mais certains papiers ne voyagent pas bien : les originaux, les signatures, le classeur du chantier. Pour eux, je viens, par secteur, toujours le même jour de la semaine.
Lundi
MatinLigne ouverte
Après-midiTraitement des dossiers
Mardi
MatinSur placeAgon-Coutainville, Montmartin-sur-Mer, Bréhal
Après-midiTraitement des dossiers
Mercredi
MatinLigne ouverte
Après-midiTraitement des dossiers
Jeudi
MatinSur placeGavray, Quettreville-sur-Sienne, Hambye
Après-midiTraitement des dossiers
Vendredi
MatinSur placePériers, Lessay, Saint-Sauveur-Villages
Après-midiRécapitulatifs de la semaine
Les matins où je suis chez un client, votre ligne renvoyée reste décrochée : je réponds depuis son bureau. Le reste du Coutançais : on cale le jour au premier rendez-vous.
Le téléphone
Vos appels du matin, pris et notés.
- Par renvoi de votre ligne, sur les matinées convenues. Vos clients appellent le même numéro qu’avant.
- Chaque appel noté dans votre agenda ou votre récapitulatif : qui, pourquoi, ce que j’ai répondu.
- Les urgences transmises tout de suite par message. La fuite d’eau n’attend pas vendredi.
- Pendant vos congés, je prends la ligne toute la semaine. Prévenez-moi deux semaines avant.
04 · Formules
Un carnet d’heures par mois, compté au quart d’heure.
Cochez ce qui déborde de votre bureau, choisissez le volume : le compteur fait le total et vous dit quel carnet le couvre. Les heures non utilisées passent sur le mois suivant.
Heures par mois, à titre indicatif
00,0h
Cochez au moins une tâche
Estimation tirée des entreprises que je suis. Le premier mois sert à vérifier : on ajuste le carnet au bilan de la quatrième semaine.
Faire mon inventaire de bureau6heures par mois
Carnet 6 heures
222 €par mois, à titre indicatif
Un artisan seul, ou un cabinet qui veut se libérer du courrier et des factures.
- Une demi-journée sur place par mois
- Récapitulatif chaque vendredi
12heures par mois
Carnet 12 heures
420 €par mois, à titre indicatif
Une entreprise de deux ou trois personnes, avec le téléphone deux matinées par semaine.
- Deux demi-journées sur place par mois
- Récapitulatif chaque vendredi
- Renvoi d’appel pendant vos congés
20heures par mois
Carnet 20 heures
660 €par mois, à titre indicatif
Le bureau d’une petite entreprise presque entièrement repris.
- Une demi-journée sur place chaque semaine
- Récapitulatif chaque vendredi
- Renvoi d’appel pendant vos congés
Prix à titre indicatif, TVA non applicable (micro-entreprise en franchise en base). Heures au-delà du carnet décomptées au quart d’heure, visibles sur chaque récapitulatif. Préavis d’un mois pour arrêter, sans durée minimale.
Mission ponctuelle
La boîte à chaussures, remise à flot.
Six mois de tickets, de factures et de courrier qui attendent ? Je viens faire l’inventaire une demi-journée, je vous donne un devis à la tâche, puis je trie, je scanne et je range. Vous repartez avec un bureau à jour et des dossiers que votre expert-comptable peut lire.
Demander l’inventaire05 · Démarrer
Les quatre premières semaines, tamponnées.
Deux semaines entre le premier rendez-vous et les premières tâches. Au bout du premier mois, on fait le point : on ajuste le carnet, ou on s’arrête sans frais.
- Semaine 1
Le rendez-vous sur place
Une heure dans votre bureau, gratuite. On fait le tour des papiers, des outils et de ce qui vous pèse le plus.
- Semaine 2
L’inventaire et les accès
Je crée la boîte mail et le dossier partagé, vous m’ouvrez un compte invité sur votre logiciel de devis si vous en avez un. On signe la lettre de mission et l’engagement de confidentialité.
- Semaine 3
Les premières tâches
Je commence par ce qui presse : en général les relances et les factures. Vous gardez la main sur tout ce qui part.
- Semaine 4
Le premier bilan
On regarde les heures passées et le carnet choisi. On ajuste, ou on s’arrête là, sans frais.
06 · Travailler ensemble
Le circuit d’un papier, du dépôt au retour.
Une facture prise en photo à 7 h dans la camionnette doit finir rangée, payée à la bonne date et retrouvable sans moi. Chaque pièce suit le même chemin, et chaque passage est daté.
Vous déposez
Une photo depuis votre téléphoneFactures, tickets, bons de livraison : une photo nette suffit.
La boîte mail créée pour vousVos fournisseurs y envoient directement leurs factures.
Le dossier partagéVos fichiers vont où vous les rangez déjà, ou dans un dossier que je crée.
L’enveloppe du jour sur placeLes originaux attendent ma demi-journée chez vous.
01
Déposé
Chaque pièce reçoit un numéro et une date. Rien ne reste dans une boîte mail à moitié lu.
Reçu le 13/1002
En traitement
Je rapproche, je tape, je relance ou je classe. Ce qui demande votre avis part en tête du récapitulatif.
Lundi 14 h03
Rendu
Le document revient classé dans votre dossier, et vous le retrouvez sans moi.
Rendu le 14/10
Vous récupérez
Le document classé dans votre dossier
Le récapitulatif du vendredi
Un message tout de suite si une décision vous revient
Rendu sous 48 h ouvréessauf ce que vous marquez urgent : je le traite dans la matinée.
07 · Vos accès
Ce que vous m’ouvrez, et ce que vous pouvez refermer.
Vos papiers parlent de vos clients, de vos prix, parfois de vos salariés. Je travaille dans vos outils ou dans des dossiers à votre nom, et chaque accès est écrit ici, avec la personne qui peut le retirer : vous.
Registre des accès
| Accès | Pourquoi | Qui peut le retirer |
|---|---|---|
| Une boîte mail dédiée à votre entreprise | Recevoir les factures et écrire en votre nom, sans entrer dans votre boîte personnelle. | Vous, à tout moment |
| Un compte invité sur votre logiciel de devis | Taper et suivre les devis et les factures. | Vous, depuis le logiciel |
| Le dossier partagé | Déposer et ranger les pièces au même endroit que vous. | Vous, d’un clic |
| Le renvoi de votre ligne | Prendre vos appels les matinées convenues. | Vous, depuis votre téléphone |
Ce que je ne demande jamais
Vos codes bancairesLe mot de passe de votre boîte personnelleVotre signature sur un devis ou un contrat
Confidentialité écrite
J’ouvre chaque mission par un engagement de confidentialité signé. Quand je traite les coordonnées de vos propres clients, je le fais pour votre compte : la CNIL parle alors de sous-traitant, et nos obligations de sécurité figurent dans la lettre de mission.
Fin de mission : ce que je vous rends
- Tous vos documents, dans le dossier partagé, rangés comme pendant la mission
- Les accès fermés le dernier jour, et la liste de ce qui a été fermé
- Le tableau des devis et des relances en cours, à jour
- Aucune copie gardée chez moi après la fin de la mission
08 · Qui je suis
Maud Ozouf, douze ans au bureau d’une entreprise de charpente.
J’ai tenu le secrétariat d’une entreprise de charpente-couverture du Coutançais pendant une douzaine d’années : les devis tapés le soir, les situations de chantier, les fournisseurs, les clients qui appellent quand il pleut. Quand mon patron a pris sa retraite, des artisans que je croisais sur les chantiers m’ont demandé si je pouvais faire leur bureau. Je me suis installée à mon compte en 2023.
Je travaille seule, depuis un petit bureau de la rue Geoffroy-de-Montbray. Personne d’autre que moi ne voit vos papiers.
« Si une tâche n’est pas pour moi, je vous le dis le premier jour, et je vous dis à qui la confier. »
Maud Ozouf
Sur vos factures
Les mêmes règles que sur vos devis.
Je tape vos factures avec les mentions qui doivent y figurer : un numéro unique qui se suit, la date, votre identité et votre SIREN, les conditions et le taux des pénalités de retard. Pour un client professionnel, j’ajoute l’indemnité forfaitaire de 40 € qu’il doit en cas de retard. Si vous êtes en franchise de TVA, la mention « TVA non applicable » avec sa référence légale, à vérifier avec votre expert-comptable.
09 · Questions
Ce qu’on me demande avant de commencer.
Pouvez-vous venir sur place, ou travaillez-vous uniquement à distance ?
Les deux. L’essentiel se fait à distance, depuis mon bureau de Coutances. Chaque carnet comprend une ou plusieurs demi-journées sur place, dans les communes du Coutançais : c’est là que je signe le courrier avec vous et que je range les originaux.
Quels outils utilisez-vous pour les mails, l’agenda et la facturation ?
Les vôtres, si vous en avez : votre logiciel de devis, votre agenda, votre dossier partagé. Sinon, je vous en propose de simples, à votre nom, que vous gardez si nous arrêtons.
Comment protégez-vous les documents de mon entreprise ?
Ils restent dans vos outils ou dans un dossier à votre nom, jamais sur une clé qui traîne. Je signe un engagement de confidentialité dès le début. Quand je traite des données de vos propres clients, je le fais pour votre compte, et nos obligations sont écrites dans la lettre de mission.
Facturez-vous à l’heure, au forfait mensuel ou à la tâche ?
Au forfait d’heures mensuel, avec un carnet de 6, 12 ou 20 heures. Les heures non utilisées passent sur le mois suivant. Au-delà, chaque heure supplémentaire est décomptée au quart d’heure, et vous le voyez sur le récapitulatif.
Pouvez-vous reprendre mon téléphone pendant mes congés ?
Oui, c’est même une bonne façon de commencer. Vous renvoyez votre ligne, je prends les appels, je note les demandes et je cale les rendez-vous à votre retour. Prévenez-moi deux semaines avant.
Combien de temps faut-il pour démarrer, et comment arrête-t-on ?
Comptez deux semaines entre le premier rendez-vous et les premières tâches. Pour arrêter, un message suffit, avec un mois de préavis. Je vous rends tout, rangé, et je ferme mes accès le dernier jour.
10 · Me joindre
Racontez-moi votre bureau en dix minutes.
Dites-moi ce qui déborde. Je vous rappelle le matin suivant, et on fixe un premier rendez-vous dans votre bureau ou par téléphone.
- 02 61 91 47 08du lundi au vendredi, 8 h 30 – 12 h 30
- [email protected]
- Rue Geoffroy-de-Montbray, 50200 Coutances, sur rendez-vous
N’envoyez aucun document par ce formulaire : les pièces se déposent dans votre dossier partagé, une fois la mission confirmée.