Le brief
Maud Ozouf a tenu pendant une douzaine d’années le secrétariat d’une entreprise de charpente-couverture du Coutançais : les devis tapés le soir, les situations de chantier, les fournisseurs, le téléphone qui sonne quand il pleut. Quand son patron a pris sa retraite, des artisans qu’elle croisait sur les chantiers lui ont demandé de faire leur bureau. Elle s’est installée à son compte en 2023, seule, rue Geoffroy-de-Montbray à Coutances.
Sa demande : « Les artisans ne savent pas ce qu’une secrétaire indépendante peut faire pour eux, et ils ont peur de confier leurs papiers à quelqu’un qu’ils ne voient pas. Je veux qu’ils voient mon travail, concrètement, et qu’ils sachent combien ça coûte avant de m’appeler. »
Ce qu’on a compris
Un couvreur ou un kiné ne cherche pas « une secrétaire ». Il cherche quelqu’un pour taper ses devis, relancer la facture de juillet ou prendre le téléphone pendant qu’il est sur un toit. Il veut savoir ce qui part de son bureau, ce qu’il garde, et combien d’heures cela représente.
L’autre frein, c’est la confiance. Confier ses papiers, c’est confier ses prix, ses clients, parfois ses salariés. Le site doit dire quels accès sont demandés, qui peut les retirer, et ce qui n’est jamais demandé. Comme Maud traite pour le compte de ses clients les coordonnées de leurs propres clients, le site reprend la définition du sous-traitant donnée par la CNIL, et renvoie à la lettre de mission pour les obligations.
Nos choix
Un sous-main dès le premier écran. Le titre est posé sur une feuille tenue par les quatre coins de cuir d’un sous-main. À côté, la bannette d’un lundi : cinq documents empilés, une facture fournisseur, une relance, un recommandé, une demande de devis, les tickets du mois. On les feuillette un à un, chacun avec son heure d’arrivée, son tampon violet et ce que Maud en a fait.
Des intercalaires à la place du menu. Sur ordinateur, la navigation est une colonne vert buvard fixe à gauche, rangée comme un classeur : l’intercalaire de la section lue sort de la tranche. En bas, l’état de la ligne est calculé à l’heure de Coutances. Sur téléphone, la même colonne s’ouvre en tiroir.
Le travail avant le prix. Cinq tâches en lignes dépliables disent ce que fait la secrétaire, ce que garde le dirigeant et le temps habituel. Le cahier de liaison d’une semaine type montre une entreprise de couverture de trois personnes près de Gavray : à gauche ce que le patron dépose depuis la camionnette, à droite la réponse, heure par heure. La semaine de Maud répartit ses demi-journées sur place par secteur.
Un compteur, puis des carnets. On coche ce qui déborde, on choisit le volume, et un compteur à chiffres mécaniques donne les heures par mois et le carnet qui les couvre : 6, 12 ou 20 heures, prix à titre indicatif, heures non utilisées reportées. La remise à flot de la boîte à chaussures est proposée à part, au devis.
Le style. Papeterie de bureau : titres en Gelasio, texte en Reddit Sans, Courier Prime réservé aux numéros, aux heures et aux tampons. Vert buvard, kraft, papier et violet de tampon encreur. Les photos montrent le métier à Coutances : le bureau face à la cathédrale, le courrier ouvert au coupe-papier, une matinée dans un atelier de charpente, un couvreur qui photographie une facture depuis son utilitaire.
La réalisation
Le site tient en une page, ancrée section par section. Le circuit d’un papier passe par trois bannettes datées (déposé, en traitement, rendu) avec un engagement de rendu sous 48 heures ouvrées. Le registre des accès liste la boîte mail dédiée, le compte invité, le dossier partagé et le renvoi de ligne, barre ce qui n’est jamais demandé et détaille la restitution en fin de mission. Les mentions des factures reprennent celles des sources officielles, dont l’indemnité forfaitaire de 40 € due par un client professionnel en retard. Le formulaire de rappel demande les tâches qui débordent et refuse toute pièce jointe. Maud reste propriétaire de son nom de domaine et de ses accès.
