Ligne des cabinetsDu lundi au vendredi, 8 h – 19 h
Télésecrétariat médical · Saumur (49)
Secrétariat médical à distance à Saumur : votre cabinet répond, vous consultez.
Les rendez-vous du jour, les renouvellements à transmettre, les appels qui ne peuvent pas attendre : on décroche, vous restez en consultation.
Exemple de consigne : « Deux créneaux gardés chaque matin pour les urgences du jour. »
Le standard
Votre standard tenu par des secrétaires médicales.
On décroche avant la quatrième sonnerie, au nom de votre cabinet, et on suit vos consignes à la lettre. Choisissez un appel et écoutez comment il se passe.
Un cabinet de kinésithérapie du Saumurois
- Secrétariat
Cabinet de kinésithérapie, bonjour.
- Patient
Bonjour, j’ai une ordonnance pour dix séances, pour le genou. Je ne suis jamais venue.
- Consigne
Consigne du cabinet : première séance de 45 minutes, apporter l’ordonnance et les comptes rendus.
- Secrétariat
Je peux vous proposer jeudi à 10 h 30 ou vendredi à 17 h. Laquelle vous convient ?
- Patient
Jeudi, c’est parfait.
- Secrétariat
C’est noté pour jeudi 10 h 30. Vous recevrez un SMS de rappel la veille. Pensez à votre ordonnance.
Un médecin généraliste à Doué-en-Anjou
- Secrétariat
Cabinet médical, bonjour.
- Patient
Bonjour, je dois annuler mon rendez-vous de demain 9 h, mon fils est malade.
- Consigne
Consigne du cabinet : un créneau libéré est proposé à la liste d’attente du jour.
- Secrétariat
Pas de souci, c’est annulé. Voulez-vous un autre rendez-vous la semaine prochaine ?
- Patient
Je rappellerai, merci.
- Secrétariat
Très bien. Bonne journée, et bon rétablissement à votre fils.
Un médecin généraliste à Doué-en-Anjou
- Secrétariat
Cabinet médical, bonjour.
- Patient
Bonjour, mon père a très mal à la poitrine depuis ce matin, il a du mal à respirer.
- Consigne
Consigne écrite du cabinet : douleur thoracique ou gêne respiratoire, on oriente vers le 15 sans attendre.
- Secrétariat
Je vous demande d’appeler le 15 tout de suite, c’est le bon numéro pour ce que vous décrivez.
- Secrétariat
Je préviens le docteur dès qu’il sort de consultation. Vous avez bien noté : le 15.
- Consigne
Message prioritaire envoyé au praticien. Aucun conseil médical n’est donné au téléphone.
Appel type, rejoué avec des noms inventés. Les consignes sont celles qu’un cabinet nous donne par écrit.
L’agenda
Un agenda tenu au fil de la journée.
Nous travaillons directement dans l’agenda en ligne de votre cabinet, avec un compte à notre nom. Les créneaux que vous gardez restent gardés.
Jeudi matinUn médecin généraliste installé seul à Doué-en-Anjou
4 créneaux libres
- Suivi
- Renouvellement
- Urgences du jourRéservé
- Premier rendez-vous
- Libre
- Suivi
- Urgences du jourRéservé
- Vaccin
- Libre
- Certificat
- Libre
- Suivi
- Libre
Les règles que nous appliquons
- Les créneaux hachurés sont réservés par le praticien : on ne les donne que pour une urgence du jour.
- Un premier rendez-vous dure 40 minutes : on bloque deux créneaux.
- Un créneau libéré par une annulation est proposé à la liste d’attente.
- Les motifs sont notés en un mot, jamais plus.
- Pris
- Réservé par le praticien
- Libre
- Prise de rendez-vous
- Annulations
- Rappels la veille
- Messages
- Liste d’attente
- Congés du praticien
- Renvoi d’appel
Vos consignes
Vos consignes, écrites une fois et suivies chaque jour.
Au premier rendez-vous, on remplit ensemble votre fiche. Elle se modifie d’un simple message, et les trois secrétaires travaillent avec la même.
Fiche de consignes du cabinetExemple rempli
- Comment vous présenter
- « Cabinet du docteur …, bonjour. »
- Durée des rendez-vous par motif
- Suivi 20 min · premier rendez-vous 40 min · certificat 10 min
- Créneaux réservés
- 8 h 40 et 10 h 00, gardés pour les urgences du jour
- Les appels à vous passer directement
- Pharmacie, laboratoire, confrères, famille
- Ce qui ne se dit jamais au téléphone
- Résultats d’examens, diagnostics, avis médical
- Vos congés et votre remplaçant
- Du 21 au 31 décembre : votre remplaçante, mêmes horaires
Le soir
Chaque soir, le point de la journée.
À 19 h, vous recevez un message court : ce qui a été pris, ce qui a été annulé, et ce qui vous attend. Les demandes de renouvellement vous sont transmises telles quelles, sans réponse de notre part.
Trois SonneriesJeudi 15 octobre · 19 h 05
Rendez-vous pris9
- Dont 2 nouveaux patients
- Lundi matin désormais complet
Annulations2
- Vendredi 9 h : reproposé, repris à 11 h 15
- Lundi 17 h : créneau libre
À rappeler aujourd’hui1
- Pharmacie de la place : question sur une ordonnance
Peut attendre3
- Deux demandes de certificat de sport
- Une demande de renouvellement transmise, sans réponse de notre part
Bonne soirée, à demain 8 h.
L’équipe
Trois secrétaires à Saumur, une seule ligne pour votre cabinet.
Gaëlle Boisnard a été secrétaire médicale quinze ans dans un cabinet de groupe du Saumurois. En 2019, elle a monté Trois Sonneries pour les cabinets qui n’ont plus de secrétaire sur place.
Le chevauchement de la mi-journée, pour que personne ne raccroche en plein appel.
InèsLigne du matin
« J’aime les matins chargés : c’est là qu’on rend le plus de services. »
GaëlleFondatrice, en continu
« Quinze ans en cabinet de groupe : je connais les consignes avant qu’on me les dise. »
CoralieLigne de l’après-midi, rappels
« Je passe les SMS de rappel et je finis par le récapitulatif du soir. »
« On décroche avant la quatrième sonnerie, et on ne parle jamais de médecine à votre place. »Gaëlle Boisnard, fondatrice
Confidentialité
Données des patients : ce que nous voyons, ce que nous ne gardons pas.
Ce que nous voyons
Votre agenda en ligne, avec un compte à notre nom : les créneaux, les noms et les motifs de consultation notés en un mot.
Ce que nous ne voyons pas
Les dossiers médicaux, les comptes rendus, les résultats. Nous n’en avons ni l’accès ni le besoin.
À la fin de la mission
Nos comptes sont retirés le jour même. Aucune liste de patients n’est gardée de notre côté.
Pour votre cabinet, nous agissons comme sous-traitant : la CNIL définit ainsi la personne qui traite des données « pour le compte d’un autre organisme ». Nos obligations de sécurité et de confidentialité sont écrites dans le contrat.
Tarifs
Tarifs du télésecrétariat médical, à titre indicatif.
Un prix par praticien et par mois, selon les heures de ligne. Pas de prix à l’appel : vos patients appellent autant qu’ils en ont besoin.
Total indicatif340 €HT par mois
Semaine d’essai sans engagement, préavis d’un mois ensuite. Facture mensuelle numérotée, à 30 jours.
Les questions des cabinets
Et si l’appel est une urgence ?
Nous suivons votre consigne écrite. Pour une situation grave, nous orientons vers le 15 sans attendre, puis nous vous prévenons. Nous ne donnons jamais de conseil médical.
Qui voit mon agenda ?
Les trois secrétaires de l’équipe, chacune avec son propre compte dans votre agenda en ligne. Elles voient les créneaux et les motifs, pas les dossiers médicaux.
Comment se passe la semaine d’essai ?
On remplit la fiche de consignes ensemble, on branche le renvoi d’appel, et on prend votre ligne cinq jours. Vous arrêtez sans frais si cela ne vous convient pas.
Mes patients sauront-ils que vous êtes à distance ?
Nous décrochons au nom de votre cabinet. Si un patient demande où nous sommes, nous répondons simplement : au secrétariat du cabinet, à Saumur.
Contact
Une semaine d’essai pour votre cabinet.
Dites-nous qui vous êtes et quel agenda vous utilisez. Gaëlle vous rappelle pour fixer le premier rendez-vous et remplir la fiche de consignes.
- Rue d’Orléans, 49400 Saumur
- Du lundi au vendredi, 8 h – 19 h
- [email protected]
Cabinets suivis à Saumur, Doué-en-Anjou, Montreuil-Bellay, Longué-Jumelles, Vivy, Gennes-Val-de-Loire, Fontevraud-l’Abbaye et alentour.