Une adresse mail professionnelle est une adresse à votre nom de domaine, du type [email protected], plutôt qu’une adresse Gmail, Orange ou Wanadoo. Pour la créer, il faut un nom de domaine, une messagerie (celle de votre hébergeur, Google Workspace ou Microsoft 365), les adresses dont vous avez besoin, et quatre réglages dans la zone DNS du domaine pour que vos messages ne finissent pas en indésirables. Ensuite, on la configure sur le téléphone et l’ordinateur, et on fait suivre l’ancienne adresse pour ne rien perdre.
Voici pourquoi elle compte pour un artisan, un commerçant ou un indépendant, comment la mettre en place sans erreur, et ce qu’il faut mettre dans sa signature.
Pourquoi une adresse à votre nom
Un client qui reçoit un devis de [email protected] ne sait pas forcément à qui il a affaire. Le même devis envoyé depuis [email protected] rassure : l’adresse correspond au site, elle ne ressemble pas à une adresse créée en deux minutes, et elle vous appartient.
L’argument le moins connu est le plus important. Une adresse fournie avec votre box internet dépend de votre abonnement : en changeant de fournisseur d’accès, vous risquez de la perdre, selon les conditions du fournisseur. Une adresse à votre nom de domaine, elle, ne dépend que de vous.
Choisir le nom de vos adresses
Quelques règles simples :
- une adresse générique pour les demandes, comme
contact@oubonjour@, qui restera la même si l’équipe change ; - une adresse par personne si vous êtes plusieurs, sous la forme
prenom@; - des alias pour trier sans multiplier les boîtes :
devis@oufactures@peuvent arriver dans la même boîte quecontact@; - un nom de domaine court et facile à dicter au téléphone, sans tiret si possible, et sans faute d’orthographe probable.
Vous n’avez pas encore de nom de domaine ? L’outil nom de domaine disponible ? vous dit en quelques secondes si le vôtre est libre.
Des adresses mail à votre nom, qui arrivent à destination ? On s’en occupe.
Où héberger votre messagerie
Trois grandes options, selon votre façon de travailler :
| Option | Pour qui | Points d’attention |
|---|---|---|
| La messagerie de votre hébergeur web | Artisan, commerçant, indépendant, quelques adresses | Souvent incluse avec l’hébergement du site ; webmail plus simple ; vérifier la taille des boîtes et la sauvegarde |
| Google Workspace | Entreprise déjà habituée à Gmail, agenda et documents partagés | Facturé par utilisateur ; l’interface Gmail avec votre propre adresse |
| Microsoft 365 | Entreprise qui travaille avec Outlook, Word et Excel | Facturé par utilisateur ; très complet, réglages plus techniques |
D’autres fournisseurs existent, notamment européens. Le bon choix dépend surtout des outils que vous utilisez déjà et du nombre de personnes à équiper.
Créer son adresse pas à pas
- Le nom de domaine : réservé à votre nom, dans un compte que vous contrôlez. C’est lui qui porte vos adresses ; voyez pourquoi il doit rester à votre nom dans récupérer son nom de domaine.
- La messagerie : chez l’hébergeur, dans Google Workspace ou dans Microsoft 365.
- Les adresses : créées depuis l’espace client ou la console d’administration, avec un mot de passe solide pour chacune.
- Les réglages DNS : voir la partie suivante, c’est l’étape que beaucoup oublient.
- Les appareils : téléphone et ordinateur, de préférence en IMAP, qui garde les messages synchronisés partout.
- La transition : faire suivre l’ancienne adresse et prévenir vos clients.
Les quatre réglages qui évitent les indésirables
Une adresse neuve sans réglages DNS part souvent en indésirables chez vos clients. Quatre enregistrements, à créer dans la zone DNS de votre nom de domaine, règlent l’essentiel :
- MX indique quel serveur reçoit les e-mails de votre domaine ;
- SPF liste les serveurs autorisés à envoyer en votre nom ;
- DKIM signe chaque message pour prouver qu’il vient bien de chez vous ;
- DMARC dit aux messageries quoi faire d’un message qui échoue à ces contrôles.
Votre fournisseur de messagerie donne les valeurs exactes à recopier. Si votre site envoie aussi des e-mails (formulaires, commandes), il doit être déclaré dans le même SPF : c’est expliqué dans WordPress n’envoie pas les mails : configurer le SMTP.
Garder vos habitudes sur le téléphone
Passer à une adresse professionnelle ne veut pas dire changer d’application. L’application Mail de l’iPhone, Outlook ou l’application Gmail sur Android permettent d’ajouter une adresse professionnelle en IMAP : vous lisez vos messages comme avant, depuis la même application. Google Workspace et Microsoft 365 ont aussi leurs propres applications.
Passer de l’ancienne adresse à la nouvelle sans rien perdre
- Faites suivre l’ancienne adresse vers la nouvelle, pendant au moins plusieurs mois.
- Activez une réponse automatique sur l’ancienne, qui indique la nouvelle adresse.
- Importez vos anciens messages si vous voulez tout retrouver au même endroit.
- Mettez à jour partout : devis et factures, site internet, fiche Google, réseaux sociaux, cartes de visite, véhicule, annuaires.
- Prévenez vos clients réguliers et vos fournisseurs par un message court.
La signature mail professionnelle
La signature est lue à chaque message. Elle doit tenir en quelques lignes :
- votre prénom, votre nom et votre métier ;
- le nom de l’entreprise et sa commune ;
- un numéro de téléphone cliquable, et le site internet ;
- éventuellement un petit logo, léger, jamais la signature entière sous forme d’image, qui s’affiche mal et n’est pas lue par les messageries.
Le Code de commerce impose aux entreprises immatriculées de faire figurer certaines informations, dont leur numéro SIREN, sur leurs correspondances. Les ajouter à la signature de vos e-mails est une précaution simple.
Avec l’hébergement WordPress d’ArWeb, je peux créer vos adresses, régler les enregistrements DNS et vous aider à configurer téléphone et ordinateur, pour que vos e-mails arrivent là où ils doivent arriver.
Questions fréquentes
Une adresse mail professionnelle est-elle payante ?
Elle demande au minimum un nom de domaine. La messagerie est souvent incluse avec un hébergement web ; Google Workspace et Microsoft 365 sont facturés par utilisateur et par mois. Une adresse Gmail gratuite n’est pas une adresse professionnelle, même avec le nom de votre entreprise.
Puis-je garder mon adresse Gmail ?
Oui, pour vos échanges personnels. Pour l’entreprise, vous pouvez aussi lire votre adresse professionnelle dans l’application Gmail de votre téléphone, en l’ajoutant en IMAP. Évitez simplement d’envoyer vos devis depuis l’adresse Gmail : l’expéditeur doit être votre adresse professionnelle.
Combien d’adresses faut-il créer ?
Une adresse générique, comme contact@, suffit souvent pour commencer. Ajoutez une adresse par personne si vous êtes plusieurs, et des alias comme devis@ ou factures@ pour trier sans multiplier les boîtes.
Que faire de mon ancienne adresse Orange ou Wanadoo ?
Gardez-la active tant que vous le pouvez, avec un transfert vers la nouvelle et une réponse automatique. Vérifiez les conditions de votre fournisseur : certaines adresses liées à une box sont supprimées en cas de résiliation.
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Développeur WordPress et consultant SEO depuis 2010, à Jugon-les-Lacs. Il conçoit, référence et maintient des sites pour des entreprises, associations et communes, en Bretagne et partout en France.
